قبلا در "نامه های HOTMAIL را با Outlook Express و Outlook XP دريافت کنيد!؟" با نحوه تنظيمات لازم برای دريافت نامه های Hotmail آشنا شده ايد.
مشکلی که در سرويهای پست الکترونيکی رايگان وجود دارد محدوديت حجم آنهاست و در بعضی از اين سرويسها وقتی صندوق پستی حجم اختصاص داده شده را اشغال کند تمامی نامه های ارسال شده بعدی را بدون اطلاع به شما برگشت ميزند و چنانچه ارسال کننده نامه مطلب مهمی را بخواهد به اطلاع شما برساند به هيچ وجه قادر به اين کار نخواهد بود و از طرفی هميشه شما ناچاريد مقداری از وقتتان را صرف شناسايی نامه های غير ضروری و پاک کردن آنها از صندوق نماييد تا با مشکل کمبود فضا مواجه نشويد.
اگر از Outlook Express و Outlook XP برای چک کردن نامه های Hotmail استفاده ميکنيد اين شانس را خواهيد داشت تا نامه هايتان را به جای حذف کردن به هارد ديسک منتقل کنيد و اگر به صورت مرتب از Outlook خود يک کپی پشتيبان تهيه کنيد همواره اين نامه ها در Outlook شما موجود خواهند بود و در آینده به راحتی ميتوانيد به اين نامه ها دسترسی داشته باشيد و يا به جستجو بپردازيد.

شيوه کار بصورت زير است:
1- تصوير زير نشان ميدهد که در حال حاضر 41 نامه نا خوانده در صندوق Hotmail موجود است:
 

2-  بر روی Local Folders با دکمه راست ماوس کليک کنيد و گزينه New Folder را انتخاب کنيد:
 

3- در پنجره جديد نام پوشه جديد را وارد کنيد (مثلا Hotmail):

4- حالا بايد اين پوشه جديد در Local Folders ظاهر شده باشد:

5- حالا Inbox را در زير پوشه مادر Hotmail انتخاب کنيد تا نامه های موجود در Hotmail را بشما نمايش دهد و در قاب سمت راست همه نامه های نمايش داده شده را با انتخاب يک نامه و زدن دکمه CTRL+A در حالت انتخاب قرار دهيد ( فرض بر اين است که در تمام اين مراحل شما به اينترنت متصل هستيد):

 

6-  حالا با ماوس نامه ها را به پوشه Hotmail که در قسمت Local Folders قرار دارد کشيده و رها کنيد و منتظر بمانيد تمام نامه ها به هارد ديسک منتقل شود:

7- بعد از اتمام کار خواهيد ديد که تمام نامه های شما به پوشه Hotmail موجود در Local Folders منتقل شده و نامه های موجود در صندوق مادر Hotmail همگی بصورت خودکار حذف و به پوشه Deleted Items منتقل شده اند: